Was kostet KI? Ehrliche Zahlen für den Mittelstand

„Was kostet das?" ist die erste Frage in fast jedem Erstgespräch, und sie bekommt in dieser Branche erstaunlich selten eine gerade Antwort. Die meisten Anbieter verstecken ihre Preise hinter „individuellen Angeboten". Ich halte das für einen Fehler: Wer investieren soll, braucht vorher eine ehrliche Orientierung. Hier ist sie.

Aus welchen Bausteinen setzen sich die Kosten zusammen?

Bei KI im Betrieb gibt es drei Kostenblöcke, und sie werden gern durcheinandergeworfen. Der erste ist das Projekt selbst: Analyse, Einrichtung, Anbindung an Ihre Programme und die Schulung Ihres Teams. Das ist eine einmalige Investition. Der zweite Block ist die Technik im laufenden Betrieb: Jede Ausführung einer Automatisierung und jede Minute eines KI-Sprachassistenten kostet einen kleinen Betrag, dazu kommen die Abos der eingesetzten Werkzeuge. Diese Kosten sind niedrig, aber ehrlicherweise dauerhaft. Der dritte Block ist die Betreuung: Eine Lösung, die dauerhaft zuverlässig laufen soll, will überwacht, gepflegt und weiterentwickelt werden. Dafür gibt es bei mir eine monatliche Betreuungspauschale, dazu weiter unten mehr.

Was kostet ein KI-Projekt konkret?

Die ehrliche Spanne reicht von 2.500 bis 50.000 Euro netto. Dass sie so breit ist, hat einen einfachen Grund: „KI-Projekt" reicht von einer einzelnen Automatisierung bis zum eigenständigen Werkzeug, mit dem ein Betrieb jahrelang arbeitet. Eine überschaubare KI-Automatisierung, die einen klar umrissenen Prozess übernimmt, etwa Rechnungen auslesen und ins Buchhaltungssystem übertragen, liegt am unteren Ende. Nach oben treiben den Preis vor allem drei Dinge: die Zahl der Programme, die angebunden werden, die Menge an Sonderfällen, die die Lösung beherrschen muss, und ob Telefonie im Spiel ist. Entscheidend für Sie: Nach dem kostenlosen Erstgespräch und der Analyse bekommen Sie ein verbindliches Angebot mit Festpreis, und zwar innerhalb weniger Tage. Sie wissen vor dem Start, was es kostet, nicht danach.

Welche laufenden Kosten kommen dazu?

Hier lohnt es sich, zwei Größen auseinanderzuhalten. Die Technik ist günstig: Eine KI-Automatisierung kostet etwa 0,03 Euro pro Ausführung, ein KI-Sprachassistent etwa 0,15 Euro pro Gesprächsminute. Selbst bei 500 Ausführungen im Monat sind das nur rund 180 Euro Technikkosten im Jahr, dazu kommen die monatlichen Abo-Kosten der eingesetzten Werkzeuge. Die zweite Größe ist die Betreuung: Damit eine Lösung dauerhaft zuverlässig läuft, muss jemand sie überwachen, pflegen und weiterentwickeln, gerade wenn sich Ihre Abläufe oder die Werkzeuge dahinter ändern. Dafür gibt es bei mir eine monatliche Betreuungspauschale. Ihre Höhe richtet sich nach dem Umfang: Eine einzelne Automatisierung braucht wenig Betreuung, ein System, das laufend weiterentwickelt wird, entsprechend mehr. Die Pauschale deckt genau das ab, was ein Betrieb ohne eigene IT-Abteilung sonst nicht leisten kann: einen festen Ansprechpartner, der die Lösung am Laufen hält. Beide Größen benenne ich vor dem Projektstart konkret, und Langzeitverträge gibt es bei mir keine.

Wann rechnet sich die Investition?

Rechnen wir ein realistisches Beispiel aus meinem Kostenersparnis-Rechner: Eine Aufgabe dauert 10 Minuten, fällt 500-mal im Monat an und wird von Mitarbeitern mit 35 Euro Stundenkosten erledigt. Das sind rund 35.000 Euro Personalkosten im Jahr für diese eine Aufgabe. Automatisiert kostet dieselbe Arbeit rund 180 Euro Technikkosten im Jahr. Rechnen Sie ehrlich dagegen, was die Einführung kostet: die einmalige Projektinvestition und die monatliche Betreuungspauschale. Liegt die Projektinvestition wie bei den meisten Einstiegsprojekten am unteren Ende der Spanne, bleibt in diesem Beispiel schon im ersten Jahr ein fünfstelliger Betrag an Ersparnis. Ab dem zweiten Jahr fällt die Projektinvestition ganz weg. Genauso ehrlich gehört dazu: Nicht alles rechnet sich. Eine Aufgabe, die selten anfällt oder in jedem Fall anders läuft, ist kein Kandidat. Genau das filtere ich in der Analyse heraus, bevor Sie Geld ausgeben.

Warum nennen so wenige Anbieter Preise?

Große Beratungen rechnen in Tagessätzen ab, und bei Tagessätzen kennen Sie die Endsumme erst, wenn das Projekt vorbei ist. Kleinere Anbieter nennen Preise oft erst im individuellen Angebot. Ich lege offen, was sich öffentlich sagen lässt. Ein Beispiel: Die Pakete meines Angebots als Externer KI-Manager kosten 1.900, 3.500 oder 6.500 Euro netto pro Monat, als befristetes Mandat mit festem Tageskontingent. Projektpreise hängen vom Umfang ab, folgen aber demselben Prinzip: erst der Festpreis, dann der Start.

So bekommen Sie ein belastbares Angebot

• Prozess auswählen: Welche Aufgabe kehrt ständig wieder und kostet am meisten Nerven?
• Zahlen notieren: Wie oft im Monat fällt sie an, wie lange dauert sie pro Fall?
• Rechner nutzen: Der Kostenersparnis-Rechner zeigt in 30 Sekunden Ihr Sparpotenzial.
• Erstgespräch buchen: 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich.
• Festpreis-Angebot erhalten: verbindlich und innerhalb weniger Tage.

Mehr braucht es nicht. Und falls die Analyse ergibt, dass sich KI bei Ihnen noch nicht rechnet, sage ich Ihnen auch das, bevor Sie investiert haben.