Was kann KI in Ihrem Betrieb übernehmen?
Beispiele aus dem Büroalltag kleiner und mittlerer Betriebe. Jedes zeigt, wie die Aufgabe heute läuft, was die KI davon übernimmt und was Sie davon haben.
KI übernimmt im Mittelstand zuerst die Büroarbeit, die jede Woche gleich abläuft: Anrufe annehmen, aus Fotos ein kalkuliertes Angebot machen, Belege verbuchen, Schreiben entwerfen, Anfragen beantworten, Wissen wiederfinden, Fristen im Blick behalten. Bei einer KI-Analyse in einer Kanzlei kamen allein dafür rund 10 Stunden pro Woche zusammen, mehr als ich erwartet hatte.
Damit hört es nicht auf. Aus denselben Bausteinen entsteht auch das, was es fertig nicht zu kaufen gibt: eine Suche über zwanzig Jahre eigene Unterlagen, ein Werkzeug, das laufend Quellen auswertet und daraus fertige Beiträge für Social Media entwirft, eine eigene kleine Anwendung, die aus ein paar Fotos den Preis rechnet und vor Ort das Angebot ausgibt. Vom einfachen Handgriff bis zur eigenen Software ist heute alles möglich. Es braucht nur jemanden, der beides kann.
Beispiele nach Aufgabenbereich
25 Beispiele
Telefon-Erstkontakt rund um die Uhr
Ein KI-Sprachassistent nimmt jeden Anruf an, klärt das Anliegen und notiert den Rückrufwunsch.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Angebote und Aufträge
Angebot vor Ort, kalkuliert aus Fotos
Sie fotografieren vor Ort, die KI schätzt Menge und Aufwand und rechnet den Preis. Das Angebot geben Sie gleich mit.
Beispiel ansehen Umgesetzt Belege und Buchhaltung
Eingangsbelege erkannt, zugeordnet, an die Buchhaltung übergeben
Belege aus Mail, Post und Handyfoto werden ausgelesen, zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Angebote und Aufträge
Vom Aufmaß zum Angebot
Aus Aufmaß-Notizen, Fotos und Ihrer Preisliste entsteht ein kalkulierter Angebotsentwurf.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Texte und Dokumente
Angebote, Briefe, Schriftsätze: der Entwurf in Ihrer Sprache
Aus wenigen Eckdaten entsteht ein fertiger Entwurf in Ihrer Form und Ihrem Ton.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Telefon und Anfragen
Preis- und Verfügbarkeitsanfragen in Minuten beantwortet
Preis, Staffel und Verfügbarkeit werden aus dem System geholt und als fertige Antwort vorgelegt.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Belege und Buchhaltung
Mahnungen laufen automatisch und bleiben freundlich
Überfällige Rechnungen lösen gestufte, höflich formulierte Zahlungserinnerungen in Ihrem Ton aus.
Beispiel ansehen Umgesetzt Wissen und Auswertung
Antworten aus den eigenen Unterlagen, mit Fundstelle
Fragen an die eigenen Unterlagen stellen und eine Antwort mit Fundstelle zum Nachprüfen bekommen.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Angebote und Aufträge
Anfragen vorqualifizieren: die aussichtsreichen zuerst
Die Rückfragen zu Umfang, Zeitpunkt und Budget laufen automatisch, die aussichtsreichen Anfragen kommen nach oben.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Belege und Buchhaltung
Zahlungseingänge finden ihre Rechnung von allein
Kontoauszug rein, Zahlungen den offenen Posten zugeordnet, auch bei Teilzahlung und Skonto.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Angebote und Aufträge
Bestellungen vom Posteingang in die Warenwirtschaft
Bestellungen aus Mail, PDF, Fax-Scan oder Foto landen ohne Abtippen in der Warenwirtschaft.
Beispiel ansehen Umgesetzt Belege und Buchhaltung
Nebenkostenabrechnung aus einem Ordner voller Belege
Belege rein, Umlage nach Schlüssel, Vorauszahlungen gegengerechnet, Anschreiben an jeden Mieter fertig.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Wissen und Auswertung
KI-Wissensdatenbank: das Erfahrungswissen bleibt im Betrieb
Projektwissen aus Ordnern, Zeichnungen, Serviceberichten und Mails bleibt abrufbar, auch ohne den Kollegen.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Termine und Fristen
Terminbuchung und Patientenaufnahme ohne Klemmbrett
Termin online buchen, Anamnesebogen vorab am Handy, Daten strukturiert in der Praxissoftware.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Texte und Dokumente
Baustellen-Doku aus Fotos und Sprachnotizen
Aus Fotos und kurzen Sprachnotizen entsteht ein sauberes Bautagebuch, noch am selben Tag.
Beispiel ansehen Umgesetzt Telefon und Anfragen
Posteingang vorsortiert, Standardfälle vorbeantwortet
Jede Mail wird eingeordnet, weitergeleitet und für Standardfälle gleich mit einem Antwortentwurf versehen.
Beispiel ansehen Umgesetzt Texte und Dokumente
Gespräche ausgewertet: Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben
Aus dem aufgezeichneten Termin entsteht eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und eine Aufgabenliste.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Texte und Dokumente
Dicke Akten zusammengefasst: der Überblick vor dem Termin
Die 300-Seiten-Akte wird zusammengefasst, chronologisch geordnet und beantwortet Rückfragen mit Seitenangabe.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Termine und Fristen
Fristen und laufende Fälle auf einen Blick
Fristen, Zuständigkeiten und offene Punkte laufen aus Akten, Postfach und Kalender in einer Übersicht zusammen.
Beispiel ansehen Umgesetzt Wissen und Auswertung
Marktbeobachtung mit fertigem Beitragsentwurf
Öffentliche Quellen werden laufend ausgewertet, aufkommende Themen gemeldet und der passende Beitrag gleich entworfen.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Telefon und Anfragen
Ersatzteil per Foto erkannt
Der Kunde schickt ein Foto, die KI schlägt Artikelnummer, Verfügbarkeit und Alternativen vor.
Beispiel ansehen Umgesetzt Belege und Buchhaltung
Monatsrechnungen aus den echten Verbrauchsdaten
Leistungen und Verbräuche werden aus den Quellsystemen gezogen und zur fertigen Rechnung zusammengesetzt.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Angebote und Aufträge
Ausschreibungen und Lastenhefte vorprüfen
Leistungsverzeichnis rein, Zusammenfassung mit Anforderungen, Fristen und Ausschlusskriterien raus.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Wissen und Auswertung
Kennzahlen aus allen Programmen gebündelt und in Worten erklärt
Zahlen aus Buchhaltung, Warenwirtschaft und Kalender laufen in einer Übersicht zusammen, mit Erklärung in Worten.
Beispiel ansehen Typisches Beispiel Termine und Fristen
Wiedervorlagen und Erinnerungen automatisch
Nachfass-Termine, Wartungsintervalle und Fristen werden erkannt und erinnern von selbst.
Beispiel ansehenDie Zahlen stammen aus meinen eigenen Einsätzen, dann steht es dabei, aus Praxisberichten anderer Betriebe oder sind begründete Erfahrungswerte. Es sind Orientierungswerte und keine zugesicherten Ergebnisse für Ihren Betrieb, dafür sind die Abläufe zu verschieden. Viele dieser Beispiele finden Sie auch in meinem Use-Case-Katalog als PDF.
Häufige Fragen zu den Praxisbeispielen
Zum Teil, und genau das steht an jedem Beispiel dran. „Umgesetzt“ heißt: Die Lösung ist gebaut und läuft im Tagesgeschäft, teils bei Kunden, teils in meinem eigenen Unternehmen. „Typisches Beispiel“ heißt: So sieht ein solches Projekt bei mir üblicherweise aus, gebaut aus denselben Bausteinen wie die umgesetzten Fälle. Erfundene Referenzen oder ausgedachte Kundenstimmen gibt es hier nicht (davon steht im Netz schon genug).
Weil meine Kunden kleine und mittlere Betriebe sind, und die möchten in der Regel nicht öffentlich über ihre internen Abläufe sprechen. Ein Name steht deshalb nur dort, wo der Kunde ausdrücklich zugestimmt hat. Was hier stattdessen steht, ist der Ablauf selbst: wie es heute läuft, was die KI übernimmt, was dafür nötig ist und wo die Grenze liegt. Daran können Sie besser einschätzen, ob es zu Ihnen passt, als an einem Firmennamen.
Das hängt vom Umfang ab, nicht von der Branche. Projekte beginnen bei 2.500 Euro netto, vereinbart als verbindlicher Festpreis vor dem Start. Ein einfaches Beispiel von dieser Seite, etwa die Belegerkennung oder das Sortieren des Posteingangs, liegt meist nah an diesem Einstieg. Ein KI-Sprachassistent am Telefon, eine eigene kleine Anwendung oder eine Wissensdatenbank aus vielen Jahren Unterlagen liegt deutlich darüber. Dazu kommen Technikkosten in Cent-Höhe und auf Wunsch eine monatliche Betreuungspauschale. Die Preisspannen je Leistung stehen offen auf der Seite Leistungen, die ganze Rechnung im Ratgeber Was kostet KI?
Ein einzelnes Beispiel dauert in der Regel wenige Tage bis wenige Wochen, vom Erstgespräch bis zur Einweisung Ihres Teams. Länger wird es, wenn mehrere Programme angebunden werden, eine Wissensdatenbank aus vielen Jahren Unterlagen entsteht oder eine eigene kleine Anwendung gebaut wird, wie bei dem Angebot aus Fotos. Dann rechnen Sie eher in Monaten. Eine IT-Umstellung brauchen Sie dafür nicht, die Lösungen arbeiten mit den Programmen, die Sie schon haben. Wie ein Projekt Schritt für Schritt abläuft, steht im Ratgeber KI einführen.
Sehr wahrscheinlich, denn die Beispiele sind Bausteine, keine Branchenlösungen. Sobald eine Büroaufgabe jede Woche gleich abläuft, lässt sie sich meist automatisieren, egal ob Sie Fliesen legen, Maschinen bauen oder Mandanten beraten. Der schnellste Weg zur Antwort ist der KI-Potenzial-Check mit zehn Fragen, oder Sie schildern mir Ihren Fall im kostenlosen Erstgespräch. Und manchmal ist die ehrliche Antwort auch: Dafür braucht es gar keine KI.
Passt dazu
Leistungen und Preise
Analyse, KI-Automatisierung, Schulung und Website, mit offenen Preisspannen je Leistung.
Leistungen ansehenKostenersparnis-Rechner
Was spart eines dieser Beispiele in Ihrem Betrieb pro Jahr? Rechnen Sie es mit Ihren Zahlen durch.
Jetzt rechnenKI-Potenzial-Check
Zehn Fragen, sofortige Einschätzung: Wo lohnt sich KI in Ihrem Betrieb zuerst?
Check startenWelches Beispiel passt zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch schauen wir, welche Aufgabe bei Ihnen die meiste Zeit frisst und welches dieser Beispiele sich zuerst rechnet. 30 Minuten, persönlich und unverbindlich.
Jetzt Erstgespräch vereinbaren, kostenlos und unverbindlichOder direkt per E-Mail: kontakt@valueate.de
Telefon: +49 152 06237493