Valueate
Praxisbeispiele und Use Cases

Was kann KI in Ihrem Betrieb übernehmen?

Beispiele aus dem Büroalltag kleiner und mittlerer Betriebe. Jedes zeigt, wie die Aufgabe heute läuft, was die KI davon übernimmt und was Sie davon haben.

KI übernimmt im Mittelstand zuerst die Büroarbeit, die jede Woche gleich abläuft: Anrufe annehmen, aus Fotos ein kalkuliertes Angebot machen, Belege verbuchen, Schreiben entwerfen, Anfragen beantworten, Wissen wiederfinden, Fristen im Blick behalten. Bei einer KI-Analyse in einer Kanzlei kamen allein dafür rund 10 Stunden pro Woche zusammen, mehr als ich erwartet hatte.

Damit hört es nicht auf. Aus denselben Bausteinen entsteht auch das, was es fertig nicht zu kaufen gibt: eine Suche über zwanzig Jahre eigene Unterlagen, ein Werkzeug, das laufend Quellen auswertet und daraus fertige Beiträge für Social Media entwirft, eine eigene kleine Anwendung, die aus ein paar Fotos den Preis rechnet und vor Ort das Angebot ausgibt. Vom einfachen Handgriff bis zur eigenen Software ist heute alles möglich. Es braucht nur jemanden, der beides kann.

rund 10 Stunden wiederkehrende Aufgaben pro Woche, gefunden in einer KI-Analyse für eine Kanzlei
10 statt 45 Minuten je Angebot vom Aufmaß bis zum Entwurf, dokumentierter Praxisbericht aus dem Handwerk
5 bis 8 Minuten je Wohneinheit statt eines Nachmittags fürs ganze Objekt, mit dem Werkzeug für meine eigenen Vermietungsobjekte

Beispiele nach Aufgabenbereich

Umgesetzt ist gebaut und läuft im Tagesgeschäft Typisches Beispiel so sieht ein solches Projekt üblicherweise aus

25 Beispiele

Typisches Beispiel Telefon und Anfragen Frau mit Headset am Schreibtisch nimmt einen Anruf an und macht sich Notizen

Telefon-Erstkontakt rund um die Uhr

Ein KI-Sprachassistent nimmt jeden Anruf an, klärt das Anliegen und notiert den Rückrufwunsch.

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Typisches Beispiel Angebote und Aufträge Mann fotografiert mit dem Smartphone einen Raum voller Kartons, Sessel und Schrank, daneben ein Angebot mit Preisschild

Angebot vor Ort, kalkuliert aus Fotos

Sie fotografieren vor Ort, die KI schätzt Menge und Aufwand und rechnet den Preis. Das Angebot geben Sie gleich mit.

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Umgesetzt Belege und Buchhaltung Person am Laptop legt Belege in eine Mappe, weitere Belege fliegen hinein

Eingangsbelege erkannt, zugeordnet, an die Buchhaltung übergeben

Belege aus Mail, Post und Handyfoto werden ausgelesen, zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben.

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Typisches Beispiel Angebote und Aufträge Handwerker misst eine Wand mit dem Zollstock, Klemmbrett unter dem Arm

Vom Aufmaß zum Angebot

Aus Aufmaß-Notizen, Fotos und Ihrer Preisliste entsteht ein kalkulierter Angebotsentwurf.

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Typisches Beispiel Texte und Dokumente Person am Schreibtisch prüft einen Briefentwurf, den Stift in der Hand

Angebote, Briefe, Schriftsätze: der Entwurf in Ihrer Sprache

Aus wenigen Eckdaten entsteht ein fertiger Entwurf in Ihrer Form und Ihrem Ton.

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Typisches Beispiel Telefon und Anfragen Person tippt am Laptop eine Antwort, daneben ein Preisschild und eine Uhr

Preis- und Verfügbarkeitsanfragen in Minuten beantwortet

Preis, Staffel und Verfügbarkeit werden aus dem System geholt und als fertige Antwort vorgelegt.

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Typisches Beispiel Belege und Buchhaltung Person schaut einem Erinnerungsschreiben nach, das aus einem Umschlag fliegt, daneben eine Uhr

Mahnungen laufen automatisch und bleiben freundlich

Überfällige Rechnungen lösen gestufte, höflich formulierte Zahlungserinnerungen in Ihrem Ton aus.

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Umgesetzt Wissen und Auswertung Person hält eine große Lupe über ein aufgeschlagenes Dokument, daneben gestapelte Ordner

Antworten aus den eigenen Unterlagen, mit Fundstelle

Fragen an die eigenen Unterlagen stellen und eine Antwort mit Fundstelle zum Nachprüfen bekommen.

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Typisches Beispiel Angebote und Aufträge Person neben einem Trichter: oben fallen mehrere Briefe hinein, unten kommt einer heraus

Anfragen vorqualifizieren: die aussichtsreichen zuerst

Die Rückfragen zu Umfang, Zeitpunkt und Budget laufen automatisch, die aussichtsreichen Anfragen kommen nach oben.

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Typisches Beispiel Belege und Buchhaltung Person zeigt auf zwei Belege, die zwei Pfeile zu einem Kreislauf verbinden

Zahlungseingänge finden ihre Rechnung von allein

Kontoauszug rein, Zahlungen den offenen Posten zugeordnet, auch bei Teilzahlung und Skonto.

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Typisches Beispiel Angebote und Aufträge Person am Computer, ein Bestellformular fliegt vom Papierstapel in den Bildschirm

Bestellungen vom Posteingang in die Warenwirtschaft

Bestellungen aus Mail, PDF, Fax-Scan oder Foto landen ohne Abtippen in der Warenwirtschaft.

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Umgesetzt Belege und Buchhaltung Person mit einer Mappe voller Belege vor dem Umriss eines Mehrfamilienhauses

Nebenkostenabrechnung aus einem Ordner voller Belege

Belege rein, Umlage nach Schlüssel, Vorauszahlungen gegengerechnet, Anschreiben an jeden Mieter fertig.

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Typisches Beispiel Wissen und Auswertung Älterer Mitarbeiter übergibt einem jüngeren Kollegen einen Ordner vor einem Aktenschrank

KI-Wissensdatenbank: das Erfahrungswissen bleibt im Betrieb

Projektwissen aus Ordnern, Zeichnungen, Serviceberichten und Mails bleibt abrufbar, auch ohne den Kollegen.

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Typisches Beispiel Termine und Fristen Person bucht am Smartphone einen Termin, dahinter winkt eine Mitarbeiterin am Empfangstresen

Terminbuchung und Patientenaufnahme ohne Klemmbrett

Termin online buchen, Anamnesebogen vorab am Handy, Daten strukturiert in der Praxissoftware.

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Typisches Beispiel Texte und Dokumente Person mit Schutzhelm fotografiert den Baufortschritt mit dem Smartphone

Baustellen-Doku aus Fotos und Sprachnotizen

Aus Fotos und kurzen Sprachnotizen entsteht ein sauberes Bautagebuch, noch am selben Tag.

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Umgesetzt Telefon und Anfragen Person am Schreibtisch, ankommende Briefe fliegen sortiert in drei Ablagefächer

Posteingang vorsortiert, Standardfälle vorbeantwortet

Jede Mail wird eingeordnet, weitergeleitet und für Standardfälle gleich mit einem Antwortentwurf versehen.

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Umgesetzt Texte und Dokumente Zwei Personen im Gespräch an einem Tisch mit Mikrofon, daneben eine Liste mit Haken

Gespräche ausgewertet: Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben

Aus dem aufgezeichneten Termin entsteht eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und eine Aufgabenliste.

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Typisches Beispiel Texte und Dokumente Person neben einem Stapel Aktenordner hält eine einzelne kurze Zusammenfassung in der Hand

Dicke Akten zusammengefasst: der Überblick vor dem Termin

Die 300-Seiten-Akte wird zusammengefasst, chronologisch geordnet und beantwortet Rückfragen mit Seitenangabe.

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Typisches Beispiel Termine und Fristen Person vor einem großen Kalenderblatt mit markiertem Tag, Checkliste in der Hand

Fristen und laufende Fälle auf einen Blick

Fristen, Zuständigkeiten und offene Punkte laufen aus Akten, Postfach und Kalender in einer Übersicht zusammen.

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Umgesetzt Wissen und Auswertung Person vor einer Tafel mit steigender Kurve, darüber zwei Sprechblasen

Marktbeobachtung mit fertigem Beitragsentwurf

Öffentliche Quellen werden laufend ausgewertet, aufkommende Themen gemeldet und der passende Beitrag gleich entworfen.

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Typisches Beispiel Telefon und Anfragen Person fotografiert ein Zahnrad auf der Werkbank mit dem Smartphone

Ersatzteil per Foto erkannt

Der Kunde schickt ein Foto, die KI schlägt Artikelnummer, Verfügbarkeit und Alternativen vor.

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Umgesetzt Belege und Buchhaltung Person hält eine fertige Rechnung neben einen Wandkalender mit markiertem Monatsersten

Monatsrechnungen aus den echten Verbrauchsdaten

Leistungen und Verbräuche werden aus den Quellsystemen gezogen und zur fertigen Rechnung zusammengesetzt.

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Typisches Beispiel Angebote und Aufträge Person neben einem hohen Stapel dicker Unterlagen hält eine kurze Checkliste hoch

Ausschreibungen und Lastenhefte vorprüfen

Leistungsverzeichnis rein, Zusammenfassung mit Anforderungen, Fristen und Ausschlusskriterien raus.

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Typisches Beispiel Wissen und Auswertung Person vor einem Balkendiagramm hält einen kurzen Bericht in der Hand

Kennzahlen aus allen Programmen gebündelt und in Worten erklärt

Zahlen aus Buchhaltung, Warenwirtschaft und Kalender laufen in einer Übersicht zusammen, mit Erklärung in Worten.

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Typisches Beispiel Termine und Fristen Person neben Wecker und Wandkalender zeigt auf einen Notizzettel

Wiedervorlagen und Erinnerungen automatisch

Nachfass-Termine, Wartungsintervalle und Fristen werden erkannt und erinnern von selbst.

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Die Zahlen stammen aus meinen eigenen Einsätzen, dann steht es dabei, aus Praxisberichten anderer Betriebe oder sind begründete Erfahrungswerte. Es sind Orientierungswerte und keine zugesicherten Ergebnisse für Ihren Betrieb, dafür sind die Abläufe zu verschieden. Viele dieser Beispiele finden Sie auch in meinem Use-Case-Katalog als PDF.

Häufige Fragen zu den Praxisbeispielen

Zum Teil, und genau das steht an jedem Beispiel dran. „Umgesetzt“ heißt: Die Lösung ist gebaut und läuft im Tagesgeschäft, teils bei Kunden, teils in meinem eigenen Unternehmen. „Typisches Beispiel“ heißt: So sieht ein solches Projekt bei mir üblicherweise aus, gebaut aus denselben Bausteinen wie die umgesetzten Fälle. Erfundene Referenzen oder ausgedachte Kundenstimmen gibt es hier nicht (davon steht im Netz schon genug).

Weil meine Kunden kleine und mittlere Betriebe sind, und die möchten in der Regel nicht öffentlich über ihre internen Abläufe sprechen. Ein Name steht deshalb nur dort, wo der Kunde ausdrücklich zugestimmt hat. Was hier stattdessen steht, ist der Ablauf selbst: wie es heute läuft, was die KI übernimmt, was dafür nötig ist und wo die Grenze liegt. Daran können Sie besser einschätzen, ob es zu Ihnen passt, als an einem Firmennamen.

Das hängt vom Umfang ab, nicht von der Branche. Projekte beginnen bei 2.500 Euro netto, vereinbart als verbindlicher Festpreis vor dem Start. Ein einfaches Beispiel von dieser Seite, etwa die Belegerkennung oder das Sortieren des Posteingangs, liegt meist nah an diesem Einstieg. Ein KI-Sprachassistent am Telefon, eine eigene kleine Anwendung oder eine Wissensdatenbank aus vielen Jahren Unterlagen liegt deutlich darüber. Dazu kommen Technikkosten in Cent-Höhe und auf Wunsch eine monatliche Betreuungspauschale. Die Preisspannen je Leistung stehen offen auf der Seite Leistungen, die ganze Rechnung im Ratgeber Was kostet KI?

Ein einzelnes Beispiel dauert in der Regel wenige Tage bis wenige Wochen, vom Erstgespräch bis zur Einweisung Ihres Teams. Länger wird es, wenn mehrere Programme angebunden werden, eine Wissensdatenbank aus vielen Jahren Unterlagen entsteht oder eine eigene kleine Anwendung gebaut wird, wie bei dem Angebot aus Fotos. Dann rechnen Sie eher in Monaten. Eine IT-Umstellung brauchen Sie dafür nicht, die Lösungen arbeiten mit den Programmen, die Sie schon haben. Wie ein Projekt Schritt für Schritt abläuft, steht im Ratgeber KI einführen.

Sehr wahrscheinlich, denn die Beispiele sind Bausteine, keine Branchenlösungen. Sobald eine Büroaufgabe jede Woche gleich abläuft, lässt sie sich meist automatisieren, egal ob Sie Fliesen legen, Maschinen bauen oder Mandanten beraten. Der schnellste Weg zur Antwort ist der KI-Potenzial-Check mit zehn Fragen, oder Sie schildern mir Ihren Fall im kostenlosen Erstgespräch. Und manchmal ist die ehrliche Antwort auch: Dafür braucht es gar keine KI.

Welches Beispiel passt zu Ihrem Betrieb?

Im Erstgespräch schauen wir, welche Aufgabe bei Ihnen die meiste Zeit frisst und welches dieser Beispiele sich zuerst rechnet. 30 Minuten, persönlich und unverbindlich.

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Telefon: +49 152 06237493